Os comprovantes de entrega são documentos que asseguram que a entrega foi realizada e recebida pelo cliente. Em geral, são canhotos de pedidos emitidos pela transportadora, que o cliente assina e inclui o número de um documento de identificação.
Depois de assinados, são devolvidos para que a empresa possa fazer um controle. Esses documentos devem ser armazenados, caso no futuro, seja necessário fazer uma comprovação, como por exemplo, em casos de contestação.
Nesse conteúdo, vamos explicar como é o processo e mostrar como as grandes transportadoras armazenam seus comprovantes de entrega.
Os comprovantes de entrega são fundamentais para o processo logístico. O documento é utilizado em processos fiscais, jurídicos e administrativos, para comprovar a entrega dos pedidos, resolver questões comerciais e até auxiliar em processos.
Golpes envolvendo transportadoras tem se tornado cada vez mais comuns e o comprovante de entrega é uma forma de confirmar que o cliente recebeu seu pedido.
Imagine a seguinte situação: sua empresa fez a entrega do pedido, o cliente recebeu e assinou o comprovante de entrega. Dias depois entra em contato, informando que não recebeu o produto.
Você encontra o documento nos arquivos da empresa, mas as informações não estão legíveis. Ao enviar o documento para o cliente, ele informa que não reconhece a assinatura. Como resolver essa questão?
Recursos tecnológicos são mais seguros e podem te ajudar a evitar e resolver esse tipo de problema.
Veja a seguir quais são os tipos de comprovantes e algumas características:
Os comprovantes de entrega podem ser divididos em duas versões: impresso (ou físico) e digital.
O comprovante impresso é aquele que acompanha o pedido ou a nota fiscal do produto. É levado junto com o entregador. Cada pedido pode ter o seu próprio comprovante ou a empresa pode emitir um único documento, em modelo de listagem, com as informações dos clientes e os locais para inserir a assinatura do cliente.
Na hora do recebimento, o cliente confere o pedido e assina o comprovante, adicionando também um número de documento.
O comprovante digital não precisa de impressão, pois como o nome já diz, é digital e pode ter diferentes modelos. As versões mais comuns são por meio de aplicativos, conectados ou nativos do sistema utilizado pela empresa.
Ao receber o seu pedido, o cliente pode assinar no dispositivo móvel, utilizando o apoio de uma caneta própria ou o dedo, ou ainda pode adicionar apenas a digital. Nesse segundo caso, elimina os riscos de fraude, pois o cliente não consegue burlar a própria digital.
A grande diferença entre os dois métodos de comprovação está na segurança das informações. O comprovante físico pode sofrer rasuras, se perder, ser deteriorado com o tempo e até sofrer fraudes.
Problemas como esse não acontecem com os comprovantes digitais. Uma vez registrado no aplicativo, o sistema receberá as informações de forma automática. Dessa forma, evita que o documento seja perdido ou rasurado.
Além disso, o entregador não terá que carregar pilhas de documentos durante a sua jornada de trabalho. Também não será responsabilizado por qualquer fraude ou falha de comprovação.
O armazenamento dos comprovantes de entrega é um desafio para as transportadoras. As empresas realizam inúmeras entregas por dia e o entregador precisa guardar e entregar todos os canhotos assinados.
– Digitalização: Com os comprovantes em mãos, a equipe responsável terá que registrar o recebimento desses documentos e armazená-los. Algumas empresas digitalizam esses documentos, a fim de mantê-los seguros em mais de um local.
O processo exige que os documentos sejam digitalizados individualmente e salvos no computador ou na nuvem. Dessa forma, o trabalho é realizado em mais de uma etapa. Caso seja preciso utilizar o documento, será necessário identificar a data de entrega e buscar nos registros o local em que foi armazenado.
– Arquivos físicos: Os arquivos físicos são aqueles armários com divisórias por pastas, onde os documentos são armazenados. Nesse modelo, o documento físico é arquivado junto com as informações do cliente em uma pasta específica com as informa do cliente.
Esse armazenamento ocupa mais espaço na empresa, pois é necessário acumular todos os papéis. Além disso, sempre que for preciso encontrar um comprovante, será preciso sair do posto de trabalho para conferir os arquivos.
As grandes transportadoras atuam de forma diferente, investindo em sistemas que permitem a integração do comprovante com o software de gestão logística de transportes. Todo o processo é integrado desde a saída do produto até a confirmação do recebimento.
A empresa utiliza os comprovantes digitais, que são recebidos e armazenados automaticamente pelo sistema. Dessa forma, não é necessário digitalizar ou guardar os documentos em arquivos físicos.
Esse método é mais seguro e eficiente, pois a empresa armazena as informações na nuvem. Não há riscos de perder o documento e, caso precise fazer uma confirmação, basta pesquisar sobre o número do pedido ou nome do cliente. Todas as informações estarão armazenada em um único local.
A tecnologia é uma aliada de empresas que querem melhorar a segurança e a eficiência em seus processos. Diversos recursos podem ajudar na operação de logística dos transportes, garantindo segurança e mais agilidade para as atividades do negócio.
Esses recursos atuam em diferentes frentes do processo logístico, dentro e fora dos galpões. O VTEX Tracking oferece inúmeras funcionalidades, entre elas está a comprovação de entrega digital. Registre as provas de entrega através da assinatura digital, garantindo mais segurança e menos burocracia.
Para aumentar a segurança no processo, o entregador também pode fazer uma foto e anexar ao seu comprovante. Dessa forma, registra não só a assinatura de quem está recebendo, mas também uma imagem provando a entrega. O comprovante fica armazenado dentro do sistema, disponível para consulta fácil e rápida.
O recurso elimina as chances de fraude, aumenta a segurança no processo, proporciona mais agilidade na execução das tarefas, dentro e fora da empresa.
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