Falar em kickoff significa que o projeto começou! Trata-se do ponta pé inicial, aquele momento em que geralmente os acordos comerciais findaram e que o esforço agora está todo voltado para iniciar o projeto – aqui, lançar o projeto de e-commerce.
Muitas pessoas me perguntam qual o peso e a real importância da reunião de kickoff. Quem deve participar e, principalmente, o que esperar dele. Diante disso, abaixo espero elucidar um pouquinho do que tenho visto e vivenciado nos últimos anos na minha experiência em diversos projetos de implantação de lojas virtuais, além de expor alguns pontos de reflexão sobre o que entendo ser de extrema importância à ser discutido e definido nesta reunião.
A ideia não é impor um processo ou metodologia, ou afirmar que este é o kickoff “perfeito”, mas sim apontar cenários que caso não sejam pensados no início do projeto possam gerar ruído, retrabalho, aumento de custo, esforço e até frustração.
1.Quem é o patrocinador do projeto de e-commerce?
Aquele famoso “cara” que a paga a conta e que você precisa prestar contas. Fique atento a isso! Se ele não estiver confortável, todo o ecossistema será impactado.
2.Qual o escopo do projeto?
O que esperamos construir, entregar ou usufruir após o final do projeto? Qual o produto de toda esta movimentação? Uma loja virtual com 100 produtos ativos? Pense bem e tenha isso claro.
3.Quem são os envolvidos ao projeto? Quais os fornecedores? Quais os profissionais envolvidos de cada um deles?
É muito importante que ao menos um recurso de cada fornecedor e que tenha poder de decisão esteja nesta reunião. Isto facilita o bom entendimento do escopo e a definição dos melhores caminhos à seguir.
Envolva estes stakeholders. Deixe claro as responsabilidades de cada um. Traga-os para perto de ti. Faça aliados! Este é o momento.
4.Qual a melhor maneira de atingir o resultado esperado?
Um projeto não é apenas entregar um produto mas sim analisar os prós e contras de cada maneira de produzi-lo afim de equalizar o resultado esperado pelo seu patrocinador.
Ex: Um projeto pode ser mais custoso se demandar urgência, se o prazo for apertado.
O escopo pode ser enxugado para entregar mais rapidamente mas para isso será necessário fasear as entregas afim de ter a primeira fase de maneira mais rápida.Abrir mão de alguns entregáveis.
5.Quem é o gestor do projeto?
Aquele famoso “cara” que faz o papel de “chato” reunindo, organizando, cobrando, discutindo, validando e muitas vezes até “empurrando” todos os envolvidos quando isto se faz necessário.
Não se engane, ele é importante! Ele fará as engrenagens funcionarem e as trará ao fluxo correto caso estejam falhando.
6.Em quanto tempo esperamos que este produto esteja finalizado? Ouça o patrocinador do projeto! Ele pode querer algo inatingível e este é o momento de informá-lo se é possível ou não, justificando o porquê disso.
Lembre-se que assim como você, ele também precisar prestar contas internamente. Um alinhamento de expectativa no momento ZERO com certeza é menos traumático do que gerar frustrações futuras.
Traduza expectativas para datas!Crie um calendário de entregas ,ainda que em visão macro.
7.Nunca faça um kickoff remotamente
Baseado em lições aprendidas não há melhor maneira de elucidar as necessidades e definir planos de ação do que presencialmente. Todos estão ali e as decisões precisam ser tomadas o quanto antes. Use o seu poder de persuasão.
8. Tenha certeza que os temas abordados estão alinhados
O kickoff é aquele momento de levantar a mão se existe algo não alcançável ou que pode frustar as expectativas do patrocinador. Aproveite este momento. Faça um exercício de entender, mensurar e criticar. Apure e mitigue os riscos!
9.Agende a próxima reunião de projeto e documente o que foi conversado.
Os pontos acima não podem cair no esquecimento e precisam ser monitorados.
Mãos à obra! O projeto começou!
